Εισαγωγή στα αρχεία PDF®

PDF® (Portable Document Format).
Όπως υποδηλώνει και το όνομα, πρόκειται για μια μορφή αρχείου που περιγράφει τα έγγραφα.

Η εταιρείαAdobe®έχει δημιουργήσει τις εφαρμογές για την δημιουργία, την επεξεργασία και την προβολή των εγγράφων που έχουν αυτό το format. Επειδή οι προδιαγραφές των αρχείων αυτού του τύπου ήταν διαθέσιμες για πολλές πλατφόρμες και εφαρμογές, η μορφή αυτή κατάφερε να καθιερωθεί ως επίσημο πρότυπο και όλες σχεδόν οι εταιρείες ανέπτυξαν λύσεις και εφαρμογές που περιστρέφονταν γύρω από τη λύση αυτή.

Η μορφή αυτή σήμερα θεωρείται ως η πιο διαδεδομένη μορφή ανταλλαγής δεδομένων. Άρθρα, βιβλία και ολόκληρες σειρές μπορούν εύκολα, γρήγορα και με ασφάλεια να δημιουργηθούν και να ανταλλαγούν ώστε να αναγνωστούν, επίσης, εύκολα, γρήγορα και με ασφάλεια. Το ίδιο συμβαίνει και στις περιπτώσεις που θέλουμε να εκτυπώσουμε ή να δημοσιεύσουμε κάτι στο διαδίκτυο.
Εξάλλου, η μορφή αυτή είναι η πιο διαδεδομένη για την διόρθωση και προβολή περιεχομένου που πρόκειται να δημοσιευθεί ή εκτυπωθεί, μιας και διατηρεί την μορφοποίηση που έχει δώσει ο δημιουργός του μέσω οποιασδήποτε εφαρμογής, που απλά εκτυπώνει και γιατί υπάρχουν εφαρμογές που κάποιος έχει την δυνατότητα να κάνει παρατηρήσεις πάνω στο αρχείο αυτό.

Τι μπορείτε να κάνετε με το PDF®

Τα αρχεία PDF® μπορούν να χρησιμοποιηθούν για:

• Δημιουργία ηλεκτρονικών εγγράφωνπου έχουν και διατηρούν την εκτυπωμένη μορφή τους.
• Ανταλλαγή δεδομένων.Όλο και περισσότερες εφαρμογές μπορούν να «διαβάσουν» δεδομένα από αρχεία PDF®. Οι διαφημιστικές καταχωρήσεις όλο και πιο συχνά πλέον ανταλλάσσονται με τη μορφή PDF®.
• Αρχειοθέτηση των δεδομένων. Υπάρχουν «εργαλεία» στην αγορά που σας επιτρέπουν να δημιουργείτε καταλόγους αναζήτησης σε μια ηλεκτρονική βιβλιοθήκη αρχείων PDF®.
• Διαδραστικά έγγραφα συλλογής πληροφοριών. Η μορφή αρχείων PDF® μπορεί να χρησιμοποιηθεί για ηλεκρτονικά έγγραφα (φόρμες) που έχουν πεδία για να συμπληρώνονται από τον ενδιαφερόμενο και τα δεδομένα αυτά να αποθηκεύονται σε μια βάση δεδομένων.

Πώς ξεχωρίζετε τα αρχεία PDF®

Τα αρχεία PDF διατηρούν την κατάληξη (extension) .PDF, η δε μορφή τους (εικονίδιο) έχει την εικόνα που φαίνεται παραπάνω:

Τόσο σε PC όσο και σε MAC (διαφορετικά υπολογιστικά συστήματα), δεν θα διακρίνετε με συγκεκριμένο εικονίδιο τις εφαρμογές που υποστηρίζουν την μορφή αυτή. Σήμερα όμως αρκετά υπολογιστικά λειτουργικά συστήματα έρχονται με προεγκατεστημένη την δυνατότητα προβολής αυτών των τύπων αρχείων (π.χ. Apple’s® OSX® Operating Systems)

Πώς μπορείτε να ανοίξετε ένα αρχείο PDF®

Ο πιο εύκολος τρόπος για να δει κάποιος το περιεχόμενο ενός αρχείου PDF® είναι η εφαρμογή προεπισκόπησης (ανάγνωσης),Adobe Reader®, που δίνει εντελώς δωρεάν η Adobe® μέσω της ιστοσελίδας της.

Πώς μπορείτε να δημιουργήσετε αρχεία PDF®

• Όλο και περισσότερες εφαρμογές όπως ηCorelDraw®και ηAdobe InDesign®προσφέρουν την επιλογή«Export to PDF».Με αυτό τον τρόπο τα έγγραφα που δημιουργήσατε και μορφοποιήσατε στις εφαρμογές αυτές μετασχηματίζονται σε αρχεία PDF® και μάλιστα με δυνατότητα επιλογών που έχουν να κάνουν με τις προδιαγραφές του τελικού εξαγώγιμου αρχείο PDF®.
• Άλλες εφαρμογές όπως τοAdobe Illustrator®και τοAdobe Photoshop®μπορούν και αποθηκεύουν απευθείας (μέσω της εντολήςSave As) αρχεία αυτής της μορφής διατηρώντας όλες τις δυνατότητες και τα επίπεδα επεξεργασίας (layers) που έχει δημιουργήσει ο χρήστης για μελλοντική πρόσθετη επεξεργασία.
• Για τις εφαρμογές που δεν έχουν αυτή την δυνατότητα εξαγωγής υπάρχουν διαφορετικοί τρόποι δημιουργίας αρχείων PDF. Ο πιο διαδεδομένος είναι μέσω της εφαρμογήςAdove Distiller®, που ουσιαστικά πρόκειται για έναν εικονικό εκτυπωτή (virtual printer) που εγκαθίσταται στον Η/Υ σας και έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώσετε το έγγραφο που δημιουργείτε σε αυτόν ώστε να δημιουργηθεί το αρχείο PDF®. Και στη περίπτωση αυτή έχετε τη δυνατότητα να ρυθμίσετε τις προδιαγραφές του αρχείου που εξάγετε. Η δυνατότητα, όμως, αυτή προσφέρεται μέσω τουAcrobat Professional®που είναι επαγγελματικό εργαλείο διαχείρισης αυτού του τύπου αρχείων και δεν προσφέρεται δωρεάν στους χρήστες. 
  Υπάρχουν, όμως, και αρκετοί τρίτοι κατασκευαστές εφαρμογών που έχουν δημιουργήσει παρόμοιους εικονικούς εκτυπωτές για να δημιουργείτε τέτοιου τύπου έγγραφα. Για τους χρήστες εφαρμογών σε υπολογιστικό περιβάλλον Windows® PC υπάρχει τοPrimoPDFπου είναι διαθέσιμο στο διαδίκτυο για download και ελεύθερο για χρήση με δυνατότητες ρύθμισης των τελικών  εξαγώγιμων αρχείων.
  Να σημειώσουμε εδώ πως η εγκατάσταση του Acrobat Professional στον υπολογιστή σας προσθέτει λειτουργικότητα σε εγκατεστημένες εφαρμογές του Η/Υ σας όπως στις εφαρμογές Microsoft Office® και AutoCad® δίνοντας εύκολα και γρήγορα τη δυνατότητα δημιουργίας και εισαγωγής αρχείων PDF στα έγγραφά σας.
• Τέλος, υπάρχει η δυνατότητα να δημιουργήσετε αρχείο τύπουPostScript(πάλι μέσω virtual printer τύπου PostScript που θα έχετε εγκαταστήσει στον Η/Υ σας) και στη συνέχεια να δημιουργήσει άλλος σε άλλον υπολογιστή το αρχείο PDF για το έγγραφό σας.

Ποια είναι τα πλεονεκτήματα του PDF®

• Είναι μιαδιαδεδομένη και κοινή μορφή ανταλλαγής αρχείων. Μπορεί κάποιος να δημιουργήσει αρχείο PDF σε MAC και το αρχείο αυτό στη συνέχεια να «διαβαστεί» σε PC ή και αντίστροφα.
• Είναιαρχεία που δεν έχουν μοναδικό προορισμό εκτύπωσης. Μπορούν εύκολα να εκτυπωθούν σε εξειδικευμένα και ακριβά εκτυπωτικά offset συστήματα το ίδιο εύκολα με οικονομικούς και επιτραπέζιους εκτυπωτές inkjet. Αυτό βέβαια δεν σημαίνει ότι η παραγωγή θα είναι βέλτιστης ποιότητας για κάθε συσκευή, μιας και αυτό εξαρτάται άμεσα από τις ρυθμίσεις δημιουργίας του αρχείου PDF® που προαναφέραμε στην προηγούμενη υποενότητα.
• Είναισυμπαγή αρχεία που περιέχουν όλη την εκτυπωτική πληροφορία και υποστηρίζουν μια σειρά εξελιγμένων αλγόριθμων συμπίεσης(Compression Optimize) ώστε το μέγεθος του τελικού αρχείου να έχει το ελάχιστο δυνατό μέγεθος διατηρώντας όμως σχεδόν στο 100% τα χαρακτηριστικά που απαιτεί η εκτύπωσή του.
• Τα αρχεία PDFμπορούν να περιέχουν στοιχεία πολυμέσων, όπως ταινίες ή ήχο, καθώς και στοιχεία υπερκειμένου, όπως σελιδοδείκτες, συνδέσεις με διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή και σελίδων web.
• Υποστηρίζεται η ασφάλειατων αρχείων PDF®. Ο δημιουργός του αρχείου PDF μπορεί και έχει στη διάθεσή του διάφορες επιλογές ασφαλείας. Είναι δυνατό το κλείδωμα ενός PDF, ώστε να μπορεί να ανοίξει και να αναγνωστεί μόνο με έναν μοναδικό κωδικό πρόσβασης. Είναι, επίσης, δυνατόν να απαγορεύει την αλλαγή του περιεχομένου ή να απενεργοποιήσει τη δυνατότητα εκτύπωσης.
• Ευκολίες Διόρθωσης.Προσφέρονται αρκετές επιλογές διόρθωσης και μεταβολών μέσω πολλών εφαρμογών που υποστηρίζουν τις δυνατότητες αυτές. Παράλληλα, μέσω της εφαρμογής Adobe Proffesional προσφέρεται η δυνατότητα να κάνετε όποιες - σχεδόν - αλλαγές  επιθυμείτε ή μεταβολές, εύκολα και γρήγορα, χωρίς να χρειάζεται να ανατρέξετε στα αρχικά έγγραφα ή και εφαρμογές που δημιουργήσατε το/τα PDF. Μπορείτε, για παράδειγμα, σε μια ηλεκτρονική μορφή ενός βιβλίου να αντικαταστήσετε εύκολα και γρήγορα μία ή περισσότερες σελίδες με νέες και πλέον να έχετε στη διάθεσή σας μια νέα μορφή του τελικού σας αρχείου PDF®.

Πώς θα διαβάσετε αρχεία PDF®

Η ανάγνωση αρχείων PDF είναι εύκολη: απλά επισκεφτείτε την ιστοσελίδα της Adobe® και κατεβάστε τοAdobe Reader®, μια εφαρμογή που προσφέρεται δωρεάν και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να ανοίξετε, να προβάλετε και να εκτυπώσετε αρχεία PDF.

Το Adobe Reader είναι διαθέσιμο για διάφορες πλατφόρμες:

• Windows (από τα Windows 95 μέχρι τα Windows 7)
• Macintosh (MacOS 9.1 ως και την τελευταία του OSX)
• Unix (Linux, Solaris, AI , HP -UX)
• φορητές συσκευές (Palm, Pocket PC, Symbian)

Είναι ευκόλως εννοούμενο, βέβαια, το γεγονός ότι η χρήση του επαγγελματικού εργαλείουAcrobat Professional®προσφέρει τη δυνατότητα ανάγνωσης αυτών των αρχείων με επιπλέον δυνατότητες επεξεργασίας και διόρθωσης. Η εφαρμογή αυτή είναι η πλέον διαδεδομένη για τους επαγγελματίες των γραφικών τεχνών.

Πώς θα «ενώσετε» διαφορετικά αρχεία PDF® σε ένα

Πολλές φορές δημιουργείται η ανάγκη δημιουργίας ενός πολυσέλιδου εγγράφου από διαφορετικές εφαρμογές ή από διαφορετικούς χρήστες.

Μπορεί, για παράδειγμα, αν είστε εκδότης, να δημιουργήσετε ένα σχολικό βοήθημα με δύο διαφορετικούς γραφίστες. Έτσι θα έχετε στη διάθεσή σας δύο διαφορετικά τελικά έγγραφα PDF® που αν κάποιος τα ενώσει στο σημείο που χρειάζεται, θα δημιουργήσει το τελικό σας βιβλίο.

Η δυνατότητα αυτή δίνεται μέσω του Acrobat Professional®, όπου μπορείτε να εισάγετε σε ένα έγγραφο PDF® και στο σημείο (σελίδα) που σας ενδιαφέρει άλλο έγγραφο PDF® (ολόκληρο ή μερικές σελίδες του). Παράλληλα, η ίδια εφαρμογή (στις εκδόσεις 8 και 9) προσφέρει τη δυνατότητα να γίνει και συνδυασμός (Combine) αρχείων ή και σελίδων πολλών PDF για να δημιουργηθεί ένα ενιαίο, στη μορφή που επιθυμείτε.